Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Sekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och organiserad sekreterare som kan stödja vår verksamhet genom att hantera administrativa uppgifter, koordinera möten och säkerställa att kontorsrutiner fungerar smidigt. Som sekreterare kommer du att vara en nyckelperson i att upprätthålla effektiv kommunikation inom organisationen och mellan externa parter. Du kommer att arbeta nära ledningen och andra avdelningar för att säkerställa att dagliga uppgifter utförs korrekt och i tid.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att inkludera att skriva och korrekturläsa dokument, hantera e-post och telefonsamtal, boka möten och resor, samt organisera och arkivera dokumentation. Du kommer också att ansvara för att förbereda mötesprotokoll, följa upp åtgärdspunkter och bistå med praktiskt stöd vid interna och externa evenemang.
För att lyckas i rollen bör du ha god kommunikationsförmåga, vara serviceinriktad och ha ett öga för detaljer. Du bör kunna arbeta självständigt såväl som i team, och ha förmågan att prioritera arbetsuppgifter i en ofta föränderlig miljö. Erfarenhet av att arbeta med administrativa system och goda kunskaper i svenska och engelska är ett krav.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas professionellt och bidra till organisationens framgång. Om du är en strukturerad person med ett genuint intresse för administration och service, ser vi fram emot din ansökan.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Boka och koordinera möten och resor
- Förbereda och distribuera mötesprotokoll
- Organisera och underhålla arkiv och dokumentation
- Assistera vid planering av interna och externa evenemang
- Svara på telefonsamtal och e-post
- Stötta ledningsgruppen med administrativa uppgifter
- Uppdatera interna databaser och register
- Säkerställa att kontorsmaterial finns tillgängligt
- Följa upp åtgärdspunkter från möten
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning eller motsvarande
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
- Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
- Erfarenhet av Microsoft Office-paketet
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Stark organisationsförmåga och noggrannhet
- God kommunikationsförmåga
- Diskretion och förmåga att hantera konfidentiell information
- Flexibilitet och anpassningsförmåga
- Erfarenhet av att arbeta i en snabb och dynamisk miljö
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Hur hanterar du stressiga situationer och flera uppgifter samtidigt?
- Har du arbetat med att boka möten och resor tidigare?
- Hur säkerställer du att dokumentation är korrekt och uppdaterad?
- Vilka administrativa system har du erfarenhet av?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under en hektisk dag?
- Kan du ge exempel på hur du har stöttat en ledningsgrupp tidigare?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Vilka språk behärskar du och på vilken nivå?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
